Vorsteuerabzug – Ein gerne wahrgenommenes Unternehmensrecht

Neulinge in der Buchhaltung verwirrt oftmals die Unterscheidung zwischen den Begriffen Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer. Grundsätzlich werden gemäß §13 UStG (Umsatzsteuergesetz) für Lieferungen und Leistungen Steuern fällig. Dabei sind die Bezeichnungen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer identisch.

Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) schlägt der Verkäufer eines Produkts auf die Waren auf, sie entsteht also in dem Moment, in dem Umsatz fließt. Für den Käufer der Ware handelt es sich jedoch um Vorsteuer. Es ist die Steuer, die der Verkäufer dem Käufer für die Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellt. Schematisch dargestellt sieht das wie folgt aus:

  • Produzent/Verkäufer von Waren oder Dienstleistungen stellt eine Rechnung mit Mehrwertsteuer
  • Rechnungseingang beim Käufer → Mehrwertsteuer wird zu Vorsteuer

Kleine Eselsbrücke: Umsatzsteuer gehört zum Umsatz und ist der „Mehrwert“ auf den Nettowert einer Ware. Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Steuer, die eine Ware VOR der Steuer kostet, also um den Warenwert brutto.

Ein kleines Beispiel zum Einstieg

Zahlung an das Finanzamt

  • Ein Sägewerk verkauft an eine Schreinerei Holz im Wert von 20.000 Euro, in dem Betrag sind 3.800 Euro Steuern enthalten.
  • Das Sägewerk führt die 3.800 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
  • Die Schreinerei fertigt aus dem erworbenen Holz einen Schrank und verkauft diesen für 30.000 Euro inklusive 5.700 Euro Umsatzsteuer an einen Interessenten.
  • Von den 5.700 Euro Umsatzsteuer für den Verkauf des Schranks, also der Steuer, welche die Schreinerei für das Finanzamt einbehält, zieht sie ihre Vorsteuer in Höhe von 3.800 Euro aus der Sägewerksrechnung ab.
  • Damit muss die Schreinerei 5.700 Euro Umsatzsteuer – 3.800 Euro Vorsteuer = 1.900 Euro Steuerschuld an das Finanzamt abführen.

Erstattung durch das Finanzamt

  • Ein Sägewerk verkauft an eine Schreinerei Holz im Wert von 20.000 Euro, in dem Betrag sind 3.800 Euro Steuern enthalten.
  • Das Sägewerk führt die 3.800 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
  • Eine Schreinerei fertigt aus dem erworbenen Holz einen Schrank und verkauft diesen für 10.000 Euro inklusive 1.900 Euro Umsatzsteuer.
  • Der Rest des Holzes im Wert von 10.000 Euro wurde aufgrund eines Wasserschadens unbrauchbar und muss entsorgt werden.
  • Von den 1.900 Euro Umsatzsteuer für den Verkauf des Schranks zieht die Schreinerei Vorsteuer in Höhe von 3.800 Euro aus der Sägewerksrechnung ab.
  • Sie erhält somit 1.900 Euro Umsatzsteuer – 3.800 Euro Vorsteuer = – 1.900 Euro vom Finanzamt zurück.

Mit einer Umsatzsteuererstattung kann ein Unternehmen immer dann rechnen, wenn die Ausgaben die Einnahmen übersteigen. Solche Konstellationen entstehen beispielsweise im Rahmen von Investitionen für Fahrzeuge, Maschinen, Büroausstattung oder Ähnliches beziehungsweise bei Neugründungen.

Welche Steuer wann und wo?

Es gibt zahlreiche Definitionen für die Umsatzsteuer, die zugehörigen gesetzlichen Regelungen findest du im Umsatzsteuerrecht. Definiert wird der Vorsteuerabzug gemäß §15 UStG (Umsatzsteuergesetz) als das Recht eines Unternehmens, die in der Rechnung eines anderen Unternehmens enthaltene Vorsteuer mit der in eigenen Rechnungen ausgewiesenen Umsatzsteuer zu verrechnen. Unter die Regelung fallen neben der klassischen Umsatzsteuer sowohl Innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhrumsatzsteuer als auch erklärte, als Leistungsempfänger geschuldete Umsatzsteuer.

Grundsätzlich handelt es sich bei der Umsatzsteuer um eine Verbrauchssteuer beziehungsweise Verkehrssteuer. Sie wird erhoben auf den Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen im Tauschgeschäft, also für den Austausch von Waren und/oder Dienstleistungen gegen eine andere Leistung. Für die Leistung erhält der Leistungsgeber üblicherweise einen Gegenwert in monetärer Form (Geld), es können jedoch andere Werte, wie zum Beispiel Naturalien sein. Einen Landarbeiter, der sich einen Teil des Lohns in Form von Obst, Gemüse und Fleisch auszahlen lässt, versteuert diese Naturalien als Lohnersatzleistung. Der Landwirt muss die Abgabe der Naturalien als Warenabgabe deklarieren und entsprechend Umsatzsteuer dafür zahlen.

Die indirekte Steuer

Bei den indirekten Steuern sind Steuerschuldner und Steuerträger nicht identisch. Der Steuerschuldner, in der Regel das Unternehmen, wälzt die Steuerschuld auf den Steuerträger, normalerweise der Konsument, ab. Das heißt für den Verkäufer, dass sein Unternehmen die auf seine Waren und Dienstleistungen erhobene Umsatzsteuer vollständig an das Finanzamt abführen muss und der Endverbraucher die Vorsteuer dafür nicht abziehen darf. Ist ein anderes Unternehmen Abnehmer, werden aus indirekten Steuern direkte Steuern.

Zahlt der Unternehmer seine Umsatzsteuer an das Finanzamt, fließen rund 52 Prozent dem Bund zu, circa 46 Prozent bekommt das Bundesland, in dem er seinen Steuern abführt, die restlichen zwei Prozent gehen an die Gemeinde, in der sich der Firmensitz befindet.

Die Kleinunternehmerregelung

Nicht erhoben wird die Umsatzsteuer, wenn ein Unternehmen unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fällt. Voraussetzung für die Kleinunternehmerregelung ist, dass der Umsatz des Unternehmens im Vorjahr 17.500 Euro nicht überstieg und im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird. Gemäß §19 UStG kann der Unternehmer nach einer Erklärung fünf Jahre von der Versteuerung seiner Umsätze entbunden werden.

Voraussetzungen, um die Vorsteuer geltend zu machen

  • Leistungsempfang für das Unternehmen
  • Zahlung vor Leistungsempfang
  • Ordnungsgemäße Rechnungen mit allen Pflichtangaben (§14 Abs. 4 UStG)
  • Quittungen mit allen Pflichtangaben
  • Elektronische Rechnungen, bei denen sowohl die Lesbarkeit als auch die Unversehrtheit und Echtheit gegeben sind
  • Abrechnungsgutschriften des Leistungsempfängers, entweder mittels Berechtigung per Gesetz oder Vertrag
  • Vertragsabrechnungen mit allen Pflichtangaben (§14 Abs. 4 UStG) wie Mietverträge, Telefon und ähnliches
  • Innergemeinschaftlicher Erwerb durch Leistungsempfänger
  • Eingangsleistungen für Abzugsumsätze
  • Zahlung der Einfuhrumsatzsteuer

Gründe, die eine Verrechnung der Vorsteuer verbieten

Es existieren einige Gründe, warum für einen Unternehmer der Vorsteuerabzug nicht möglich ist:

  • Rechnungen, die ein Unternehmer für private Konsumgüter oder Dienstleistungen erhält, sind sein „persönliches Vergnügen“, ohne Steuerabzug und als Privatentnahme zu verbuchen. Kauft der Firmeninhaber zum Beispiel eine Couch für sein Zuhause, handelt es sich um einen Privatkauf, für den der Verkäufer die Umsatzsteuer einbehält und an das Finanzamt abführt. Eine Verrechnung mit der eigenen Umsatzsteuer ist nicht möglich. Dient die Couch jedoch als Büromöbel, beispielsweise für Besucher, wird aus der Umsatzsteuer des Verkäufers für den Käufer eine Vorsteuer, die er beim Finanzamt geltenden machen kann.
  • Gemäß §12 Nr. 1 Einkommenssteuergesetz (EStG) fallen unter die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben Kosten, die das Aufteilungsverbot berühren.
  • §4 Abs. 1 EStG verbietet den Vorsteuerabzug bei Geschenken, Gästehäusern, Jagden, Jachten, Fischereibetrieben und alle die Lebensführung betreffenden Ausgaben.
  • Zudem gibt es Umsatzarten, bei denen grundsätzlich keine Mehrwertsteuer anfällt und deshalb der Umsatzsteuerabzug entfällt. Zu diesen sogenannten Ausschlussumsätzen zählen neben der Vermietung von Räumen an Privatpersonen Rechnungen von Pflegeeinrichtungen, Arztrechnungen, Rechnungen von Behörden, Bildungseinrichtungen und Kultureinrichtungen sowie Lotterien, immer vorausgesetzt, dass kein Befreiungsverzicht existiert. Bei gewerblicher Vermietung muss der Vermieter hingegen grundsätzlich die Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen, der Mieter kann sie als Vorsteuer wiederum abziehen.

Wichtig zu wissen: Erhältst du eine unvollständige Rechnung, das heißt, fehlen darauf vorgeschriebene Angaben wie Anschrift oder Steuernummer, kannst du die Vorsteuer nicht geltend machen und musst die Umsatzsteuer in vollem Umfang bezahlen.

Vorsteuerabzug

Fristen, Steuersätze und Berechnungen

Jedes Unternehmen, egal, ob es sich um einen selbstständigen Einzelunternehmer, einen Freiberufler oder eine juristische Person (GmbH, KG oder Ähnliches) handelt, unterliegt der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung. Die Umsatzsteuervoranmeldung hat in der Regel monatlich, zum jeweils 10. des Folgemonats, zu erfolgen. Beantragt das Unternehmen eine sogenannte Dauerfristverlängerung, verlängert sich die Abgabefrist um einen Monat. Das heißt, für den Monat Februar muss die Umsatzsteuervoranmeldung ohne Dauerfristverlängerung spätestens am 10. März an das Finanzamt übermittelt werden. Mit Dauerfristverlängerung hat das Unternehmen jedoch bis zum 10. April Zeit, die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Kleinere Unternehmen, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, werden häufig von den Finanzämtern zur quartalsweisen Abgabe der Steuererklärung verpflichtet.

Umsatzsteuervoranmeldungen dürfen nicht mehr per Formular abgegeben, sondern müssen mittels Elster-Portal auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dazu ist entweder ein UStVA-Formular (Umsatzsteuervoranmeldungsformular) direkt im Elster-Portal auszufüllen oder mittels eines Buchführungsprogramms zu erstellen und abzusenden.

Verwendet der Unternehmer das Elster-Formular, trägt er dort ein, wie viel Umsatzsteuervorauszahlungen (Rechnungseingang) er geleistet und wie viel Mehrwertsteuer er vereinnahmt hat (Rechnungsausgang). Liegt die Mehrwertsteuer über der Umsatzsteuer, ist der Unternehmer verpflichtet, diesen Betrag an das Finanzamt abzuführen beziehungsweise zieht das Finanzamt die Summe ein. Waren die Ausgaben höher als die Einnahmen, bekommt er den Differenzbetrag erstattet.

Umsatzsteuersätze

In Deutschland beträgt der derzeit gültige Regelsteuersatz für Waren und Dienstleistungen 19 Prozent. Für einige Ausnahmen gilt ein Sondersteuersatz von sieben Prozent. Mit sieben Prozent werden folgende Waren versteuert:

  • Die meisten, jedoch nicht alle Lebensmittel. Zu den Ausnahmen zählt zum Beispiel Kaffee, der als Genussmittel gilt.
  • Take-Away-Gerichte in Restaurants, wobei Speisen, die der Gast im Restaurant verzehrt, mit 19 Prozent versteuert werden.
  • Kunstgegenstände wie Skulpturen, Gemälde und ähnliches.
  • Produkte mit Urheberrechtsschutz wie Bücher, Texte, Broschüren, Bilder oder Zeitungsartikel.
  • Einmalige Darbietungen wie beispielsweise Eintrittskarten für Museen oder für Zirkusvorführungen und Theateraufführungen.
  • Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr, also Busse, Straßenbahnen, U- und S-Bahnen, Züge oder Taxen.
  • Hotelübernachtungen, wobei das Frühstück mit 19 Prozent versteuert wird.

Ermäßigte Steuersätze und Durchschnittssteuersätze lassen sich aufgrund der zahlreichen Ausnahmen verhältnismäßig schwer erfassen. So rechnen Buchbindereien beispielsweise mit 5,2 Prozent des Umsatzes, Druckereien mit 6,4 Prozent und Hersteller von gezeichneten Landkarten, Kleidermodellen oder Bauskizzen für den Druck mit 9,1 Prozent. In Anlage 2 des Umsatzsteuergesetzes findest Du eine vollständige Liste der Sondersteuersätze, in der Anlage UStDV, Umsatzsteuer Durchführungsverordnung, Anlage zu den §§ 69 und 70 die „Durchschnittssätze für die Berechnung sämtlicher Vorsteuerbeträge“.

Formale Voraussetzung für eine Rechnung gemäß GoBD

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Anders als bei einem privaten Empfänger, für den es keine zeitlichen Vorgaben per Gesetz gibt, ist ein Unternehmer, der Leistungen für ein anderes Unternehmen erbringt, verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten seine Rechnung zu stellen. Ausgenommen von dieser Regelung sind seit der Einführung des Gesetzes zur Bekämpfung von Schwarzarbeit im August 2004 Arbeiten an Grundstücken, also Gartenarbeiten, Bauleistungen und dergleichen. In diesem Fall muss der Unternehmer auch bei einer Privatperson seine Leistungen innerhalb von sechs Monaten mit einer dezidierten Auflistung fakturieren.

Beachtet ein Unternehmen diese gesetzlichen Vorgaben nicht, droht ihm eine Geldbuße in Höhe von bis zu 5.000 Euro. Dabei ist zu beachten, dass Gutschriften ebenfalls Rechnungscharakter haben und dass das Bestehen einer Steuerpflicht keine Voraussetzung zur Rechnungsstellungspflicht ist. Das heißt, dass für steuerbefreite Umsätze genauso Fakturierungspflicht besteht, wie für jede andere Leistung. Ausnahmen findest Du im Umsatzsteuergesetz §4 Nr. 8 bis 28. Bei Gutschriften muss das Dokument zudem den Begriff Gutschrift tragen.

Inhalt von Rechnungen beziehungsweise Gutschriften

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Bruttowert unter 250 Euro. Für sie gelten vereinfachte Vorschriften, angegeben werden müssen:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
  • Datum der Rechnungsstellung (Ausstellungstag)
  • Umfang der Leistung, bei der Lieferung von Gegenständen Menge und Art, bei anderen Leistungen die Leistung und deren Umfang
  • Gesamtbetrag
  • Steuersatz oder
  • im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Ausgenommen von den Vereinfachungen ist gemäß §3c UStG der Versandhaushandel genauso wie die innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §6a UStG und die Steuerschuldnerschaft (§13b UStG).
Für Rechnungen über 250 Euro sind nach geltendem Recht gemäß UStG §14 Abs. 4 i.V.m. §14 a Abs. 5 folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:

  • Vollständiger Name und Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Datum der Rechnungsstellung (Ausstellungstag)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Lieferzeitpunkt beziehungsweise Datum der Leistungserbringung
  • Handelsübliche Bezeichnung sowie Menge der gelieferten Ware beziehungsweise Leistungsart und Leistungsumfang
  • Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
  • Vereinbarte Entgeltminderungen
  • Gesamtbetrag
  • Auf den Gesamtbetrag entfallener Steuerbetrag
  • Im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Bei Steuerschuld des Leistungsempfängers gegebenenfalls ein Hinweis

Elektronisch übermittelte Rechnungen

Seit einigen Jahren werden Rechnungen immer häufiger in elektronischer Form gestellt. Dies ist nur dann möglich, wenn der Rechnungsempfänger formlos dem Verfahren zustimmt. Seit dem 01. Juli 2011 gelten neue Regeln für die elektronische Rechnungsübermittlung. So dürfen Rechnungen per Mail als PDF oder Textdatei, per Web-Download oder als Serverfax versandt werden. Spezielle technische Übermittlungsverfahren fordert der Gesetzgeber nicht mehr. Gewährleistet sein müssen jedoch sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die inhaltliche Unversehrtheit sowie die Lesbarkeit. Der Gesetzgeber versteht darunter die

  • Sicherstellung der Identität des Ausstellers der Rechnung
  • Unveränderbarkeit der Angaben in der Rechnung während der Übermittlung sowie die
  • Lesbarkeit für das menschliche Auge

Wichtiger ist Aufbewahrung der elektronischen Rechnung gemäß Vorgaben der Finanzverwaltung. Das heißt, dass die Daten auf einem unveränderbaren Datenträger, also einmal beschreibbare DVDs oder CDs, zehn Jahre verfügbar und jederzeit abrufbar sein müssen. Nicht zugelassen ist die Aufbewahrung in Papierform.

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