Umsatzsteuer (USt) berechnen

Rechnungen, die du als Selbstständiger für deine Kunden ausstellst, musst du mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen. Diese besteht zumeist aus einer logisch angeordneten Zahlenfolge, die auch durch Buchstaben oder andere Bestandteile ergänzt werden kann und die nur einmalig vergeben werden darf (UStG). 

Warum ist die Vergabe von Rechnungsnummern sinnvoll?

Sinn und Zweck dieser gesetzlichen Vorgabe ist es, die Rechnungsstellung eines Unternehmens nachvollziehbar und damit überprüfbar zu machen. Denn „fortlaufend“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass du dir ein System zur Vergabe von Rechnungsnummern überlegst, innerhalb dessen es auffällt, wenn eine Rechnung fehlt oder sich eine Rechnungsnummer doppelt.

Das hat für dich und das Finanzamt den Vorteil, dass Fehler bei der Ermittlung von Gewinnen und Verlusten vermieden werden.

Da du die Rechnungsnummer nur einmalig vergibst, kannst du zudem eingehende Zahlungen sofort einer Rechnung zuordnen, wenn die Rechnungsnummer als Verwendungszweck eingetragen wurde. Andere Angaben wie „Buch“ oder „Logo-Erstellung Mai 2018“ sind hier viel weniger hilfreich, vor allem, wenn du zahlreiche Bücher verkauft oder Dutzende von Logos erstellt hast.

Wie werden Rechnungsnummern erstellt?

Die einfachste Form der Rechnungsnummerierung erfolgt, indem du bei der 01 beginnst und jeweils die Jahreszahl hinzufügst, also die erste Rechnung als Nr. 01/2018 titulierst, die zweite als 02/2018 und so fort. Im darauffolgenden Geschäftsjahr beginnst du dann einfach wieder mit der 01 und hängst die Jahreszahl an, also hier: 01/2019.

Einfache fortlaufende Nummerierung

Du solltest lediglich darauf achten, keine Ziffer zu überspringen, anderenfalls könntest du dem Finanzamt gegenüber in Erklärungsnot geraten. Zwar besteht keine Pflicht, die Rechnungsnummern lückenlos auszustellen. Du darfst die Nummer 13 also auslassen, wenn sie dir Angst macht. Es kann aber sein, dass das Finanzamt nachfragt, warum bestimmte Ziffern fehlen, wenn du ansonsten lückenlos nummerierst.

Andere Zuordnungsformen

Manchmal musst du aus strategischen Gründen ein anderes System wählen. Denn nicht nur du, auch deine Kunden erkennen aus der einfachen Vergabe von Rechnungsnummern, wie viele Rechnungen du im laufenden Jahr bereits ausgestellt hast.

Laufen die Geschäfte gerade mal nicht so gut oder möchtest du nicht, dass ein Auftraggeber erkennen kann, dass du kaum andere Kunden hast, hilft es, die Nummern beispielsweise nach Kundennamen plus Nummerierung zu vergeben. Du nummerierst sie dann für jeden Kunden oder Auftraggeber einzeln durch, indem du ein Kürzel für den Namen vorweg stellst, beispielsweise:

Kunde Hans Meyer –> HM01/2018, HM02/2018 und so weiter.

Kundin Brigitte Schneider –> BSch01/2018, BSch/022018 und so weiter.

Aufpassen musst du allerdings, wenn du Kunden mit gleichen Namen oder Initialen hast. Gehört also neben Hans Meyer auch Helmut Meyer zu deinem Kundenstamm, kannst du nur für einen das Kürzel „HM“ verwenden. Beim zweiten könnte es dann HeM lauten.

Für welches System du dich entscheidest, bleibt dir überlassen – es muss nur nachvollziehbar und eindeutig sein. Die erstgenannte Vergabeart ist vorzuziehen, wenn du viele wechselnde Kunden hast und häufig Rechnungen ausstellst. Das zweite System ist gut geeignet, wenn du wenige Stammkunden bedienst oder wenn du dir rasch einen Überblick verschaffen möchtest, für welche Kunden du besonders häufig aktiv bist.

Beispiel Rechnungsnummer

Anforderungen an die Vergabe von Rechnungsnummern im Überblick

Insgesamt gilt:

  • du musst Rechnungsnummern fortlaufend erstellen, kannst aber verschiedene Ketten oder Kreise bilden. Du kannst beispielsweise auch das Tagesdatum als Angabe verwenden. Schreibst du an einem Tag mehrere Rechnungen, fügst du dann noch einen Buchstaben oder eine weitere Ziffer an, beispielsweise: 08122018A oder 081220181.
  • Du darfst jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben.
  • Die Vergabe einer Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben auf jeder Rechnung – Kleinbetragsrechnungen und Fahrscheine ausgenommen. Fehlt sie, kann der Kunde verlangen, dass du ihm eine neue Rechnung ausstellst.
  • Verwendest du die Jahreszahl als erkennbaren Teil der Rechnungsnummer, kannst du in jedem Jahr wieder bei 1 beginnen, musst die Reihe also im darauffolgenden Jahr nicht weiterführen.

Tipp: Nutze ein möglichst einfaches System, das dir hilft, den Überblick zu bewahren. Arbeitest du mit personalisierten Rechnungsnummern (beispielsweise Initialen plus Datum), erstelle am besten für jeden Stammkunden ein eigenes Rechnungsformular, sodass du immer sehen kannst, welche Rechnungsnummer du zuletzt an ihn vergeben hast.

Verwendest du eine Buchungssoftware, ordnet diese deinen Rechnungen in der Regel automatisch eine Nummer zu. Vielfach kannst du deren Aufbau aber selbst definieren.

Keine Regel ohne Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen

Stellst du Rechnungen über Beträge aus, die nicht mehr als 250,- € brutto betragen, bist du gesetzlich nicht dazu verpflichtet, eine Rechnungsnummer zu vergeben. So jedenfalls regelt es § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Es spricht aber – vor allem aus Sicht von Geschäftskunden – auch nichts dagegen, dies dennoch zu tun.

Beachte: Diese Regelung hängt nicht davon ab, ob du Kleinunternehmer bist. Auch als Kleinunternehmer musst du Rechnungsnummern vergeben, sofern die Rechnungsbeträge 250,- € und mehr betragen. Um dir selbst also die Buchführung oder Versteuerung deiner Einnahmen zu erleichtern, ist es zumeist hilfreich, auch bei Kleinbetragsrechnungen beim einmal gewählten System zu bleiben. Auch Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung und eine Steuererklärung abgeben.

Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?

Von Kleinbetragsrechnungen abgesehen, ist eine Rechnung ohne fortlaufende Rechnungsnummer nicht im vollen Umfang gültig. Weder der Kunde noch das Finanzamt müssen eine solche Rechnung akzeptieren. Was bedeutet das aber für dich?

Es gab schon Kunden, die sich geweigert haben, eine Rechnung zu bezahlen, weil die Rechnungsnummer fehlte oder nicht eindeutig war. Dies liegt darin begründet, dass Unternehmer grundsätzlich der Pflicht unterliegen, die Richtigkeit eingehender Rechnungen zu überprüfen. Tun sie das nicht, riskieren sie, die darin enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen zu können.

Dies gilt allerdings nur, sofern es dem Rechnungsempfänger möglich war, zu erkennen, dass eine der enthaltenen Pflichtangaben nicht korrekt war.

Gleichwohl darf der Kunde die Zahlung des Rechnungsbetrages nicht einfach stillschweigend verweigern, sondern muss dich auf den Grund aufmerksam machen und eine Korrektur verlangen. Sobald du ihm eine korrigierte Rechnung zugesandt hast, wird der Rechnungsbetrag fällig.

Fortlaufende Rechnungsnummer mit Hilfsmitteln erstellen

Schreibst du nur wenige Rechnungen im Jahr und vergibst die Nummern nach einem einfachen System, reicht es aus, wenn du die Rechnungsnummern manuell einträgst. Sobald es aber komplizierter wird, weil du beispielsweise mit verschiedenen Rechnungsnummernkreisen arbeitest oder eine größere Zahl von Rechnungen ausstellen musst, solltest du überlegen, welche Hilfsmittel dir diese Aufgabe erleichtern können.

Was ist ein Rechnungsnummernkreis und wie arbeitet man damit?

Der Begriff Rechnungsnummernkreis besagt, dass du dir selbst eine Reihenfolge für deine Rechnungsnummern ausgedacht hast. Manche Unternehmen arbeiten hier mit verschiedenen Zuordnungen.

Beispiele:

  • Du stellst Rechnungen für Kunden, die in verschiedenen Ländern ansässig sind, aus. Du wählst dann vielleicht das jeweilige Länderkennzeichen als ersten Bestandteil der Rechnung, also D für Deutschland, B für Belgien und so weiter.

Oder

  • Du unterhältst Filialen an verschiedenen Orten und möchtest die Rechnungen nach der jeweiligen Kennzahl, die du einer Filiale zugeordnet hast, ordnen.

Oder

  • Du trittst mit verschiedenen Leistungen am Markt auf, die auch mit einem unterschiedlichen Mehrwertsteuersatz belegt werden. Vielleicht bietest du ein Lektorat (19 %) und das Erstellen von Texten (7 % oder 19 %) an und wählst daher auch unterschiedliche Nummernkreise für die Leistungen.

Software, Makros oder Add-ins als Rechnungsnummern-Generator nutzen

Um den Überblick nicht zu verlieren, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • eine Rechnungssoftware wie sevDesk, in der Auswahlmöglichkeiten bestehen.
  • Programme wie Access, die eine integrierte Rechnungsverwaltung mitbringen.
  • Vorlagen (Makros oder Add-ins) für gängige Dateiformate wie Word oder Excel, sodass diese ebenfalls automatisch Rechnungsnummern zuweisen.

Ein einfacher Rechnungsblock mit fortlaufenden Nummern ist in diesem Fall dagegen keine Option, da du ja mit verschiedenen Nummernkreisen arbeitest.

Häufige Fragen zum Thema Rechnungsnummer

Grundsätzlich dürfte nun klar sein, wie und warum du Rechnungsnummern vergibst. Dennoch tauchen in der Praxis zumeist noch einige Detailfragen auf, die wir an dieser Stelle daher gleich mit beantworten wollen.

Braucht eine Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer?

Zunächst musst du zwischen einer Rechnungskorrektur und einer Stornorechnung unterscheiden. Eine Rechnungskorrektur kannst du vornehmen, solange der Rechnungsbetrag noch nicht verbucht/überwiesen wurde. In diesem Fall stellst du keine neue Rechnungsnummer aus, weist in der Korrektur aber deutlich erkennbar daraufhin, auf welche Rechnung sie sich bezieht.

Eine Stornorechnung wird fällig, wenn der Rechnungsbetrag bereits verbucht wurde oder wenn eben eine Stornierung eingeht. In diesem Falle musst du die bisherige Rechnung stornieren und eine neue Rechnung ausstellen, die dann auch eine neue Rechnungsnummer erhält. Auch hier muss aber ersichtlich sein, auf welche ursprüngliche Rechnungsnummer du dich beziehst.

Müssen Eingangsrechnungen auch nummeriert werden?

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die du von anderen Unternehmen erhältst, beispielsweise von Lieferanten. In diesem Fall schuldest du also den Rechnungsbetrag. Damit das Finanzamt diesen als Betriebsausgabe anerkennt und du bereits Vorsteuerabzüge geltend machen kannst, bist du verpflichtet, die Rechnung gründlich zu prüfen.

Außerdem musst du die Rechnung als Beleg zehn Jahre lang aufbewahren oder elektronisch archivieren. Das Handelsgesetzbuch gibt darüber hinaus an, dass die Aufbewahrung „geordnet“ zu erfolgen hat.

Üblich ist es daher, auch die Belege noch mal zu nummerieren – eine gesetzliche Verpflichtung besteht dazu aber nicht. Wichtig ist jedoch, dass ein Steuerprüfer sich ohne größere Mühe in deiner Ablage zurechtfindet – es schadet also nicht, die Belege nach Eingang zu sortieren und zu nummerieren.

Entspricht die Belegnummer der Rechnungsnummer?

Das hängt davon ab, wie der Begriff Beleg definiert wird. Wenn du, wie eben beschrieben, die Belege für deine Unterlagen einfach fortlaufend nummerierst, um sie zuordnen zu können, weicht die Belegnummer natürlich von der Rechnungsnummer ab.

Erhältst du dagegen von einem anderen Unternehmen eine Rechnung, die mit einer Belegnummer versehen ist – dies kommt besonders bei Kleinbetragsrechnungen vor – ersetzt diese gemeinhin die Rechnungsnummer.

Wie kürzt man die Bezeichnung Rechnungsnummer ab?

Ist es erforderlich, die Bezeichnung „Rechnungsnummer“ abzukürzen, so verwendest du ein Kürzel, aus dem klar hervorgeht, worum es sich handelt, also beispielsweise die Abkürzung R.-Nr. oder Rechnungsnr.

Auch die Abkürzung „Reg.-Nr.“ kommt vor, hier besteht aber schon die Gefahr, dass das Kürzel als „Registrierungsnummer“ gedeutet wird. Ähnliches gilt für die Abkürzung Rnr,. die auch für die Begriffe „Rufnummer“ oder „Rentennummer“ verwendet wird. Der Kontext ist zwar eigentlich klar, aber auf der sicheren Seite bist du, wenn du die Begriffe ausschreibst oder eben deutlich erkennbar abkürzt.

Was passiert, wenn ich die Rechnungsnummer doppelt vergebe?

Es sollte zwar nicht passieren – und mit einer guten Buchungssoftware ist es auch so gut wie ausgeschlossen – kommt aber hin und wieder vor: Du hast eine bereits vergebene Rechnungsnummer ein zweites Mal vergeben.

Ob dies leicht zu korrigieren ist oder allerlei Unannehmlichkeiten nach sich zieht, hängt davon ab, wann du den Fehler bemerkst.

Nehmen wir an, du hast die Rechnung soeben verschickt und dir oder dem Rechnungsempfänger fällt der Fehler auf – dann kannst du die Sache mit einer Rechnungskorrektur oder einer Stornorechnung rasch beheben.

Bleibt der Fehler zunächst unbemerkt, kann und wird doch ein Finanzbeamter oder ein Steuerprüfer später darüber stolpern – und es hängt dann wesentlich von dessen Ermessen ab, ob du mit Nachzahlungen rechnen musst. Dies umso mehr, wenn du häufiger Pflichtangaben vergisst oder Rechnungen nicht korrekt ausstellst. So kann das Finanzamt dann davon ausgehen, dass du dies zur Verschleierung deiner tatsächlichen Einnahmen praktizierst und deine Steuerschuld auch nachträglich noch heraufsetzen.

Für deine Kunden besteht die Gefahr, dass das Finanzamt ihnen den Vorsteuerabzug verweigert. Dies allerdings – wie oben beschrieben – nur, sofern sie in der Lage gewesen wären, den Fehler in der Rechnungsstellung zu erkennen und eine Korrektur einzufordern.

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