Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

Von Unternehmen müssen Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder vierteljährlich abgegeben werden. Eine Ausnahme stellen Kleinunternehmer dar. Mit der UstVA wird eine aus deinen Verkäufen bereits entstandene Umsatzsteuer ans Finanzamt gemeldet. Dabei wird die entstandene Vorsteuer aus deinen Einkäufen von der Umsatzsteuer abgezogen. Der sich daraus ergebene Saldo wird, so es sich um eine Umsatzsteuerzahllast handelt, ans Finanzamt abgeführt. Sollte sich ein Vorsteuerüberschuss ergeben, wird dieser erstattet.

Das Umsatzsteuergesetz

Das Umsatzsteuergesetz regelt die Besteuerung deines Umsatzes. Wenn du als Unternehmer Lieferungen und/oder sonstige Leistungen im Inland oder auch im Ausland erbringst, unterliegen diese dem Umsatzsteuergesetz. Dort ist genau festgelegt, zu welchen Steuersätzen du deine Umsätze zu versteuern hast. Es beinhaltet auch möglichen Steuerbefreiungen. Darüber hinaus regelt es, wer wann die Steuer schuldet.

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Auch wenn du im laufenden Jahr keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben musst, bist du zur Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet. Gemäß § 149 (2) AO ist diese bis zum 31.07. des Folgejahres abzugeben. Erledigt dein Steuerberater die Umsatzsteuerjahreserklärung verlängert sich diese Frist um ein Jahr.

Auch als Kleinunternehmer wirst du vom Finanzamt dazu aufgefordert eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Aufgrund der fehlenden Steuerschuldnerschaft, werden Kleinunternehmer jedoch nur selten zur Abgabe aufgefordert.

Weitere Berufsgruppen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung nicht verpflichtet sind, sind z.B. Ärzte oder Versicherungsmakler.

Solltest du im letzten Jahr mit deiner Umsatzsteuerzahllast unter 1000€ geblieben sein, kannst du dich von der Abgabe zur UstVA befreien lassen.

Umsatzsteuerbefreiung & Kleinunternehmerregelung

4 UStG regelt Ausnahmen von der Steuerpflicht. Der Sinn von der Umsatzsteuerbefreiung ist es, Doppelbesteuerungen zu vermeiden, oder aus kulturellen und sozialen Gründen die Umsatzsteuer zu vermeiden. Zu den sozialen und kulturellen Tatbeständen der Umsatzsteuerbefreiung gehören beispielsweise ärztliche Behandlungskosten und Vermietung von Wohnraum.

Ebenfalls Umsatzsteuerbefreit sind:

  1. Unternehmensgründer, die noch als Kleinunternehmer gelten. Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn du als Selbstständige(r) im Vorjahr einen Umsatz von unter 17.500 Euro erzielt hast und im aktuellen Jahr einen Umsatz von unter 50.000 Euro erzielen wirst.
  2. Viele medizinische Berufsgruppen wie Zahnärzte, Ärzte und Physiotherapeuten, aber auch  Versicherungsmakler sind von der Umsatzsteuer befreit.
  3. Wenn deine Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr 1.000 Euro nicht überschritten hat, kannst du von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit sein, wenn du mit dem Finanzamt Rücksprache hältst.

In §§ 4b und 5 UStG sind weitere Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht genannt, die internationale Transaktionen betreffen und sehr komplex sind.

Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuervoranmeldung Anleitung

Die Abgabe in Papierform, also per Post, ist nur noch auf Antrag und in Härtefällen erlaubt. Du musst die Umsatzsteuervoranmeldung daher in der Regel online abgeben.

Das Finanzamt hat für die elektronische Übersendung die Steuererklärungssoftware ELSTER =  „elektronische Steuererklärung“ bereitgestellt. Diese ist kostenlos. Über das Elster Online-Portal bestellst du ein elektronisches Zertifikat. Dieses Zertifikat ist deine digitale Unterschrift und bestätigt dem Finanzamt, dass es sich um deine Unternehmenssteuerdaten handelt. Aber bitte aufpassen, denn die Anmeldung für das elektronische Elster-Zertifikat kann bis zu 14 Tagen dauern und die Umsatzsteuervoranmeldung muss pünktlich abgegeben werden. Das Finanzamt verlangt sonst Säumniszuschläge.

Umsatzsteuer Software – Die Lösung

Es gibt jedoch für dich eine Möglichkeit die Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster Zertifikat zu erledigen. Mithilfe einer Buchhaltungssoftware, die deine umsatzsteuerrelevanten Daten in einem System bündelt, kannst du deine UstVA mit einer integrierten Elster-Schnittstelle direkt ans Finanzamt übermitteln.

Umsatzsteuervoranmeldung Formular

Das Umsatzsteuervoranmeldungsformular besteht aus zwei Seiten. Die für dich relevantesten Zeilen zum Ausfüllen findest du hier im Überblick:

  • Zeilen 1 bis 16: Du trägst in diesen Bereich deine Stammdaten, wie den Unternehmensnamen, die Unternehmensadresse, die Steuernummer und die Telefonnummer ein. Auch deine E-Mail-Adresse wird in diesem Bereich eingetragen.
  • Zeilen 19 bis 23: Es werden die steuerfreien Umsätze eingetragen, die du bei innergemeinschaftlichen Lieferungen getätigt hast. Dabei handelt es sich um Produkte, die du in die EU verkauft hast. Auch Ausfuhrlieferungen, also Lieferungen in Drittstaaten, wie die Schweiz, werden hier eingetragen.
  • Zeilen 25 bis 28: Hier müssen deine steuerpflichtigen Umsätze eingetragen werden. Achtung, es werden nur die Nettobeträge eingetragen. Zu beachten ist, dass zwischen 7 und 19 Prozent Umsatzsteuer unterschieden werden muss.
  • Zeile 56: Die abziehbaren Vorsteuern aus den von dir getätigten Einkäufen von Waren und anderen Aufwendungen müssen hier eingetragen werden. Hier bitte nur den Steuerbetrag angeben, der auf den  Rechnungen ausgewiesen ist.

Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

Wie bereits eingangs erwähnt, errechnet sich die Umsatzsteuerzahllast oder der Vorsteuerüberhang aus dem Saldo zwischen der Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen und der Vorsteuer aus deinen Einkäufen.

Für jedes Produkt und/oder jede Dienstleistung, die du deinen Kunden verkaufst, bist du verpflichtet, eine Rechnung mit Umsatzsteuer auszustellen. Die Umsatzsteuer, die du vom Kunden erhältst, musst du an das für dich zuständige Finanzamt abführen.

Im Allgemeinen beträgt der Steuersatz 19 %. Es gibt jedoch auch Leistungen, für die der reduzierte Steuersatz von 7 % gilt. Gemäß § 12 Abs. 2 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes  gilt, dass auf die Lieferung bestimmter Bücher, Zeitungen und andere Erzeugnisse des grafischen Gewerbes (Broschüren, Flugblätter) der ermäßigte Steuersatz von 7 % anzuwenden ist. Die genaue Regelung findest du in Nr. 49 der Anlage 2 des UStG. Dienen die Erzeugnisse Werbezwecken sind sie nicht begünstigt.

Ist-Besteuerung oder Soll-Besteuerung – Wann sind die Umsätze zu versteuern?

Es gibt für dich zwei Möglichkeiten. Hast du dein Unternehmen gerade gegründet, hast du die Möglichkeit die Ist-Besteuerung im Fragebogen des Finanzamtes zu beantragen.  Das bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die du deinen Kunden in Rechnung gestellt hast, erst ans Finanzamt abführen musst, wenn der Kunde auch gezahlt hat. Für deine Liquidität ist das natürlich sehr vorteilhaft.

Stellst du diesen Antrag nicht, fällst du automatisch in die Soll-Besteuerung. In diesem Fall musst du die dem Kunden in Rechnung gestellte Umsatzsteuer in dem Monat oder Quartal ans Finanzamt abführen, in dem die Rechnung gestellt wurde, völlig unabhängig davon, ob dein Kunde gezahlt hat oder nicht.

Solltest du der Soll-Besteuerung unterliegen, besteht jederzeit die Möglichkeit auch nachträglich einen formlosen Antrag zu stellen.

Stellst Du deinem Kunden zum Beispiel am 23. April eine Rechnung in Höhe von 8.000 Euro zuzüglich 1.520 Euro Umsatzsteuer aus, würden sich für dich folgende Termine ergeben. Dein Kunde zahlt am 17. Oktober. Dein Unternehmen unterliegt der Soll-Besteuerung. In diesem Fall musst du mit der Umsatzsteuervoranmeldung für April 1.520 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt übermitteln. Hast du dagegen die Ist-Besteuerung für dein Unternehmen gewählt, so zahlst du die Umsatzsteuer erst im Oktober.

Folgende Unternehmen dürfen zwischen Soll- und Ist-Besteuerung wechseln:

  •         ein Nettoumsatz von weniger als 600.000 Euro im Vorjahr
  •         Kleinunternehmer
  •         Unternehmen, die keine Bücher führen müssen
  •         Freiberufler, die per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ihren Gewinn ermitteln

Unternehmen mit der Rechtsform GmbH, KG oder UG können nicht zur Ist-Besteuerung wechseln.

Wie kannst du deine Umsatzsteuerzahllast mindern?

Die Antwort ist ganz einfach, indem du die Belege deiner Einkäufe für dein Unternehmen aufhebst. So wie du deinen Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung stellst, stellt dir jeder Unternehmer für deine Käufe bei ihm ebenfalls die Umsatzsteuer in Rechnung. Diese auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nennt sich Vorsteuer und mindert deine Umsatzsteuerzahllast. Das Finanzamt erstattet dir also die Umsatzsteuer für deine Einkäufe. Die Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Umsatzsteuervoranmeldung: Wie oft muss ich sie machen?

In den ersten beiden Jahren deiner Unternehmensexistenz musst du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben. Ausgenommen davon sind Kleinunternehmer, da sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Beträgt deine Jahresumsatzsteuerzahllast mehr als 7.500 €, musst du ab dem 3. Jahr weiter deine UstVA monatlich abgeben.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt einzureichen.

Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich

Hast du während der ersten beiden Jahren nur eine Umsatzsteuerzahllast zwischen 1.000 € und 7.500€ gehabt, kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung nun, mit der Erlaubnis des Finanzamts, vierteljährlich abgeben. Der Termin zu Abgabe ist in diesem Fall der 10. Tag nach dem Quartalsende.

Hat die Umsatzsteuerzahllast weniger als 1.000 EUR betragen, genügt eine Umsatzsteuerjahreserklärung.

Sondervorauszahlung und Dauerfristverlängerung bei der Umsatzsteuer-VA

Wenn dir 10 Tage nicht reichen, um deine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen und einzureichen, besteht die Möglichkeit eine Dauerfristverlängerung zu beantragen. Damit hast du einen Monat länger Zeit die UstVA abzugeben und die Zahlung zu leisten. Allerdings bekommst du eine eventuelle Erstattung auch erst später. Ein Liquiditätsvorteil ist das nicht in jedem Fall, auch wenn es auf den ersten Blick so aussieht, denn du musst eine Sondervorauszahlung ans Finanzamt zahlen.

Du erhältst den Zahlungsaufschub durch das Finanzamt nur, wenn du am Anfang des Jahres die Sondervorauszahlung leistest. Sie ist bis zum 10. Februar des Kalenderjahres zu zahlen und wird im Dezember mit der Umsatzsteuervoranmeldung verrechnet.

Berechnet wird sie nach folgendem Schema:

Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres/11

Die sogenannte Schonfrist ist keine wirkliche Fristverschiebung. Sie beträgt in der Regel zwischen 3 und 5 Tagen und bezeichnet den Zeitraum, in dem das Finanzamt noch keine Säumniszuschläge berechnet. Der Säumniszuschlag beträgt 1% der Umsatzsteuerzahllast des Monats. Musst du also am 10. Oktober deine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und bezahlen, hast du eine Schonfrist bis zum 15.Oktober.

Die Termine für die Umsatzsteuervoranmeldung unter Berücksichtigung der Schonfrist und der Dauerfristverlängerung sind online verfügbar.

Umsatzsteuervoranmeldung vergessen und nun?

Wenn du die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät einreichst und/oder bezahlst, ist das Finanzamt berechtigt, Säumniszuschläge zu erheben.

Solltest du gerade nicht liquide sein, kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung trotzdem abgeben und das Finanzamt gleichzeitig um Stundung und/oder Ratenzahlung bitten.

Auch wenn die UstVA für dich eine eher lästige Pflicht ist, sie muss gemacht werden. Hast du die Logik dahinter erst einmal verstanden, wird es leichter werden, denn Übung macht den Meister und es ist bekanntlich noch kein Meister vom Himmel gefallen.

Leave a Reply