Eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen - So wird´s gemacht!

Gewinne aus einer selbständigen Tätigkeit unterliegen der Steuerpflicht. Für das Finanzamt musst du also jedes Jahr deine Einnahmen und Ausgaben aufdecken. Dafür sind zwei Möglichkeiten erlaubt. Die meisten Unternehmen müssen eine Bilanz aufstellen. Dabei ermittelst du aus der Differenz zwischen dem Vermögen am Ende und am Anfang des Geschäftsjahres den Gewinn. Diese Zahlen stammen aus der doppelten Buchführung, zu der diese Firmen verpflichtet sind. Die gesetzlichen Grundlagen dafür finden sich im deutschen Handelsgesetzbuch. Die zweite Variante ist eine einfache Buchführung, bei der du den Gewinn aus dem Überschuss zwischen den Einnahmen und den Ausgaben ermittelst. Das ist die Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR), dessen steuerliche Grundlage das Einkommensteuergesetz ist.

Wer muss eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen?

Die vereinfachte Form der Buchführung ist nur für wenige Selbständige erlaubt:

  1. Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft: Diese Selbständigen benötigen für ihr Gewerbe keinen kaufmännisch eingerichteten Handelsbetrieb. Sie erzielen nur geringe Umsätze, benötigen wenige Betriebsmittel, mieten keine Räume an und beschäftigen meist auch keine Arbeitnehmer.
  2. Freiberufler: Zur Liste der freien Berufe gehören wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, beratende und unterrichtende Tätigkeiten.
  3. Kleinunternehmer: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer abführen, wenn ihre Umsätze unter 17.500 Euro liegen und auch im folgenden Jahr die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten.
  4. Land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Freiberufler und kleine Selbständige ohne Kaufmannseigenschaft sind nicht bilanzierungspflichtig, wenn sie nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz pro Jahr erwirtschaften. Häufig führen sie ihre Geschäfte als Einzelunternehmer oder als Gesellschaft bürgerlichen Rechts und erhalten keine Eintragung ins Handelsregister.

Die Form einer Einnahmenüberschussrechnung

Eine einfache Buchführung listet alle Einnahmen und Ausgaben auf. Dafür benötigst du weder verschiedene Bücher noch viele verschiedene Sachkonten. Detaillierte Formvorschriften gibt es für die EÜR nicht, Belege musst du aber dennoch sammeln. Auch die Einnahmenüberschussrechner können vom Finanzamt geprüft werden. Für deine Aufzeichnungen kannst du ein simples Spaltenbuch nutzen. Wer mit der Zeit geht, erledigt die EÜR am Computer, zum Beispiel mit der Tabellenkalkulation Excel. In der Einkommensteuererklärung musst du die erzielten Gewinne mit Hilfe der Anlage EÜR erläutern. Daher ist es zu empfehlen, sich bei der EÜR an dieser Anlage zu orientieren.

Aufbau der Einnahmenüberschussrechnung: So ist die Anlage EÜR gegliedert

Die Gewinnermittlung

Nachdem du deine Angaben zu deiner selbständigen Tätigkeit vermerkt hast, musst du alle Einnahmen aufführen. Danach listest du auf, welche Ausgaben für deinen Betrieb angefallen sind. Dabei trägst du stets die Summen aller Aufwendungen eines Geschäftsjahres ein. Aus der Differenz aller Einnahmen und Ausgaben ermittelst du nun den steuerpflichtigen Gewinn (oder Verlust).

Ergänzende Angaben

Hier geht es um die Bildung von Rücklagen und Reserven, die nach bestimmten Paragraphen des Einkommensteuergesetzes erlaubt sind.

Zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen

Einzelunternehmer müssen angeben, wie hoch die Entnahmen und Einlagen innerhalb eines Jahres waren. Denke hier daran, dass es nicht nur um Barzahlungen geht. Du kannst auch Sachwerte entnehmen bzw. einlegen.

Einnahmen und Ausgaben

Das Grundprinzip der einfachen Buchhaltung mit der EÜR

Der größte Vorteil für alle nicht bilanzierungspflichtigen kleinen Unternehmen oder Freiberufler ist das geltende Abfluss- und Zuflussprinzip der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Das bedeutet, dass alle Sachverhalte erst dann steuerlich relevant werden, wenn sie zahlungswirksam sind. Ausnahmen gibt es nur für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben, die um den Kalenderwechsel herum fließen. Umsatz gibt es erst dann, wenn die Zahlung auf dem Konto oder in der Kasse eingeht. Ausgaben sind dann Kosten, wenn sie bezahlt sind. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr gibt es bei der EÜR übrigens nicht (Ausnahmen gelten für land- und forstwirtschaftliche Betriebe), so dass immer auf den tatsächlichen Jahreswechsel abgestellt wird.

Beispiele:

  • Du stellst eine Rechnung an deinen Kunden im Dezember, die Zahlung geht jedoch erst Mitte Januar ein. Der Umsatz wird damit erst im neuen Kalenderjahr verbucht.
  • Um den Gewinn nicht weiter zu steigern, fakturiert der Selbständige eine Leistung erst im Januar, auch dieser Umsatz wird nun im Folgejahr berücksichtigt.

Somit erfolgt die Zuordnung der Geschäftsvorfälle immer zu dem Kalenderjahr, in dem Zahlungen geflossen sind. Das wirkt sich nicht nur auf die Gewinnermittlung eines Jahres aus, sondern auch auf die Abführung der Umsatzsteuersteuer. Einnahmenüberschussrechner können mit einer geschickten Planung ihrer Rechnungsstellung und ihrer Zahlungen ihre Steuerbelastung bewusst steuern. Und fällt einmal eine Kundenzahlung aus, bleibt sie völlig unberücksichtigt.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der EÜR

Wie jeder andere Unternehmer müssen auch Einnahmeüberschussrechner alle Geschäftsvorfälle dokumentieren. Da jedoch nur Zahlungsein- und –ausgänge relevant sind, reichen Bankauszüge und Kassenbuch eigentlich schon aus. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Einkommensteuerrecht, die meisten Dokumente musst du 10 Jahre lang aufheben.

Das musst du bei einer EÜR beachten

Einnahmen und Ausgaben sind getrennt aufzuzeichnen

Eine Saldierung von Umsatz und Ausgaben darf auch in der EÜR nicht erfolgen. Gibt es Belege, die beides enthalten, sind die Beträge gesondert zu erfassen.

Beispiel: Ein Freiberufler stellt eine Rechnung für seine Leistung in Höhe von 500 Euro, gleichzeitig zieht er 50 Euro ab, da der Kunde eine Fahrt für ihn übernommen hat. Der Umsatz beträgt nun nicht 450 Euro, zu erfassen sind 500 Euro Einnahmen und 50 Euro Aufwand.

Erforderlich ist ein Anlagenverzeichnis für Wirtschaftsgüter

Anlagevermögen und Wirtschaftsgüter, die eine längere Zeit im Betriebsvermögen der Einnahmenüberschussrechner verbleiben, musst du in einem Anlagenverzeichnis erfassen. Deine Anschaffungs- und Herstellkosten darfst du nicht sofort verbuchen, auch wenn das Anschaffungsdatum in der Vergangenheit liegt. Gewinnmindernd wirken sich nur die Absetzungen für Abnutzung aus. Im Anlagenverzeichnis musst du die Art des Gegenstandes, sein Anschaffungswert sowie die voraussichtliche Nutzungsdauer aufführen. Nicht abnutzbare Anlagegüter, wie Grundstücke oder Finanzanlagen, bleiben bis zu ihrer Veräußerung mit ihrem vollen Wert in diesem Verzeichnis.

Abschreibungsübersicht für abnutzbare Wirtschaftsgüter ist notwendig

Als Aufwand darfst du jedes Jahr nur die Absetzung für Abnutzung (AfA), auch als Abschreibung bekannt, in deine EÜR aufnehmen. Damit verteilt sich der Nettopreis der Anschaffung, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, über die Jahre der Nutzung hinweg. Das Abflussprinzip ist in diesem Fall also unterbrochen. Zusammen mit deinem Anlagenverzeichnis musst du eine Abschreibungsübersicht in deine EÜR aufnehmen. Vermerke jeweils den Buchwert am Anfang des Kalenderjahres, die Höhe der Abschreibung und den verbleibenden Restwert über die Abschreibungsdauer hinweg.

Geringwertige Wirtschaftsgüter über 250€ sind zu erfassen

Betrieblich genutzte Gegenstände mit einem Wert bis zu 250 Euro darfst du sofort gewinnmindernd erfassen, ohne sie aufzuzeichnen. Bis zu einem Betrag von 800 Euro gelten solche Sachwerte als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), wenn sie selbständig nutzbar sind. Beide Summen gelten auch für die EÜR ab dem 1. Januar 2018. GWG darfst du ebenfalls sofort als Aufwand verbuchen, musst sie allerdings in einem Verzeichnis aufführen.

Beschränkt absetzbare Ausgaben müssen aufgezeichnet werden

Nur wenige Betriebsausgaben darfst du nicht in voller Höhe absetzen. Das sind solche Kosten, die teilweise auch der privaten Lebenshaltung zugeordnet werden könnten. Dazu zählen vor allem Repräsentationskosten, wie die Bewirtung. Ein besonders teures Fahrzeug oder die Luxusausstattung des heimischen Arbeitszimmers sind weitere typische Beispiele. Bußgelder oder Ordnungsstrafen gehören übrigens nicht zu den betrieblichen Ausgaben.

Diese Positionen sind auch in einer EÜR Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Zu den Betriebseinnahmen gehören:

  1. Betriebseinnahmen zum allgemeinen oder ermäßigten Umsatzsteuersatz für Verkäufe von Waren oder für Dienstleistungen an Kunden
  2. Umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
  3. Sachentnahmen wie die private Kfz- oder Telefonnutzung oder der Eigenverbrauch von Lebensmitteln in der Gastronomie
  4. Umsatzsteuer, die bereits vereinnahmt wurde
  5. Aufgelöste Rücklagen

Das sind Betriebsausgaben:

  1. Wareneinkäufe (netto)
  2. Bezogene Dienstleistungen (netto)
  3. Gehälter, Löhne für Mitarbeiter
  4. Verwaltungsaufwand wie Miete für Geschäftsräume, Bankgebühren, Porto etc.
  5. Kfz-Kosten
  6. Abschreibungen
  7. Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
  8. Abziehbare Vorsteuer
  9. Umsatzsteuer, die im Kalenderjahr bereits an das Finanzamt gezahlt wurde
  10. eingeschränkte abziehbare Betriebsausgaben (z.B. Bewirtungskosten, Geschenke an Mitarbeiter)

Die Einnahmenüberschussrechnung in der Steuererklärung

Die Mitteilung der Gewinne und der Ausgaben an das Finanzamt erfolgt im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Dazu gibt es das Formular EÜR, dein Steuerberater oder eine Anleitung der Finanzbehörden hilft dir beim Ausfüllen. Außerdem musst du eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Alle Steuerklärungen kannst du nur noch in elektronischer Form über das Elster-Portal einreichen. Dafür hast du bis zum 31. Mai des Folgejahres Zeit, künftig sogar bis zum 30. Juni.

Mantelbogen

Im Mantelbogen der Einkommensteuererklärung führst du alle persönlichen Daten auf. Dazu zählen deine Steuernummer für die Einkommensteuer, das zuständige Finanzamt sowie deine Wohnanschrift.

Anlage G oder Anlage S

Gewerbetreibende füllen zusätzlich die Anlage G aus, Freiberufler die Anlage F. Im Fall der EÜR ist der ermittelte zu versteuernde Gewinn hier zu übertragen.

Gewinnermittlung

Erfolgte die Gewinnermittlung mit der Einnahmenüberschussrechnung, so musst du zusätzlich die Anlage EÜR abgeben. Führe hier alle deine Einnahmen des Kalenderjahres sowie alle Ausgaben auf. Natürlich sind hier nur Gesamtzahlen einzutragen. Zur Anlage EÜR gehören auch das Verzeichnis der langlebigen Wirtschaftsgüter sowie die Abschreibungsübersicht.

Gewerbesteuererklärung

Zusammen mit der Einkommensteuer reichst du auch die Gewerbesteuererklärung ein, wenn du ein Gewerbe angemeldet hast. Gerade für Einnahmeüberschussrechner mit ihren geringen Umsätzen fällt meist keine oder nur sehr wenig Gewerbesteuer an.

Alternative zur Excel-Übersicht: Buchhaltungssoftware

Mit Hilfe einer Excel-Datei, für die es kostenlose Vorlagen auf verschiedenen Webseiten im Internet gibt, kannst du eine EÜR leicht selbst erstellen. Alternativ gibt es inzwischen auch Softwareprogramme, die deine EÜR anhand deiner Eingaben automatisch für dich ausfüllen. Eine solche Buchhaltungssoftware bietet sich vor allem dann an, wenn du sehr viele kleine Rechnungen schreibst und auch viele Zahlungseingänge verwalten musst. Dank einer Schnittstelle kannst du die EÜR an deinen Steuerberater zur Prüfung übergeben und anschließend ans Finanzamt übermitteln.

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