Inhaltsverzeichnis

• Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung und für wen ist sie wichtig?
• Wann und wie oft musst du die UStVA abgeben?
• Umsatzsteuervoranmeldung erstellen & abgeben
• Welche Voraussetzungen muss eine Umsatzsteuervoranmeldung Software erfüllen?
• Umsatzsteuervoranmeldung Software Vergleich – diese Anbieter gibt es
• Fazit

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung und für wen ist sie wichtig?

Im Grunde müssen alle Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, eine entsprechende Meldung ans zuständige Finanzamt übermitteln. Diese muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums (meist viertel- oder halbjährlich) getätigt werden. Sollten die Fristen überschritten werden, drohen heftige Bußgelder. Die Umsatzsteuer wird bei allen geschäftlichen Leistungen und Lieferungen berechnet und muss vom Endverbraucher gezahlt werden. Für Unternehmen kann die Voranmeldung der Umsatzsteuer eine große Erleichterung am Jahresende sein, denn die Steuerlast wird über das komplette Jahr verteilt.

Für den Staat hat die Umsatzsteuervoranmeldung (kurz: UStVA) gleich mehrerer Vorteile. Zum einen kann damit durch die Berechnung der Umsatzsteuer die internationale Geldwäsche verhindert werden. Zum anderen sind das Einnahmen, die für den Erhalt von öffentlichen Einrichtungen und vielem mehr benötigt werden.

Bei der Berechnung der Umsatzsteuervoranmeldung werden sowohl die Beträge, die du selbst eingenommen hast als auch die, die du selbst an Lieferanten zahlen musstest, berücksichtigt.

Wann und wie oft musst du die UStVA abgeben?

Liegen die Voraussetzungen für die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung vor, wirst du vom Finanzamt auf die entsprechenden Intervalle hingewiesen. Bei einer Steuerlast unter 7.500 Euro wird die UStVA auf einen vierteljährlichen Zeitraum angesetzt. Sollte die gesamte Steuerlast bei mehr als 7.500 Euro liegen, muss sie jeden Monat abgegeben werden.

Welche Fristen musst du bei der UStVA beachten?

Für das Einreichen deiner Unterlagen gelten feste Termine, die nicht überschritten werden sollten, um Strafen zu vermeiden. Bei der vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung liegen die Fristen jeweils beim 10. Januar, 10. April, 10. Juli und 10. Oktober.

Musst du jeden Monat eine Voranmeldung durchführen, müssen die Daten zum 10. des jeweiligen Folgemonats dem Finanzamt vorliegen.

Tipp: Die Dauerfristverlängerung beantragen

Gerade während stressigen Phase im Berufsalltag kann die Berechnung der Vorsteuer zum jeweils zehnten Tag des Folgemonats unmöglich sein. In einem solchen Fall kann eine sogenannte Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragt werden, die bis auf Widerruf für jede Steueranmeldung gilt. Diese Genehmigung gibt dir jeweils einen Monat Verlängerung, um die Daten zu übermitteln.

Für die Dauerfristverlängerung fallen Gebühren an, die sich an der gesamten Umsatzsteuerlast des Vorjahres orientieren. Berechnet wird die Höhe dieser Gebühren wie folgt:

Sondervorauszahlung = USt.-Last des Vorjahres / 11

Solltest du mit einer professionellen Umsatzsteuervoranmeldung Software arbeiten, kannst du eine Erinnerung oder sogar das automatische Abschicken deiner Daten einstellen. Um dabei Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, dass deine Einnahmen und Ausgaben jeden Tag aktualisiert werden.

Sonderfall bei EU-Umsätzen: Einheitliche Fristen für die Europäische Union

Seit dem 01. Januar 2019 gilt für Unternehmen, die innereuropäische Geschäfte pflegen eine vierteljährliche Voranmeldung der Umsatzsteuer. Die Höhe ist dabei irrelevant. Entscheidende Faktoren sind folgende:

• Du kaufst Waren aus einem anderen EU-Land oder nimmst an innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften teil.
• Lieferung von Fahrzeugen in ein anderes EU-Land.
• Du erwirbst Grundstücke im europäischen Ausland, nimmst Werk- oder Dienstleistungen von einem ausländischen Unternehmen an.

Die Voranmeldung muss dabei alle getätigten Umsätze des entsprechenden Zeitraums beinhalten. Dabei müssen auch die abzuführenden Steuern aus dem Reverse-Charge-Verfahren beachtet werden.

Sonderfall für Existenzgründer: Strenge Kontrollen beim Start-Up

Um zum einen die Abrechnung für Neuunternehmer zu vereinfachen und zum anderen eine bessere Kontrolle der finanziellen Lage von Start-ups zu behalten, muss jeder Gründer in den ersten beiden Geschäftsjahren eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Dies gilt unabhängig von der Höhe der Zahllast.

Möchtest du im dritten Jahr dieses Verfahren auf größere Intervalle ändern, musst du zu Beginn des Geschäftsjahres so schnell wie möglich – am besten innerhalb der ersten Tage – den Umsatz des Vorjahres berechnen. Nur auf dieser Grundlage ist ein Antrag beim Finanzamt auf Änderung der Umsatzsteuervoranmeldungsbedingungen möglich.

Kannst du dich von der Umsatzsteuervoranmeldung befreien lassen?

Unter gewissen Voraussetzungen ist eine Befreiung zur UStVA denkbar. Nachfolgend sind Szenarien sowie Berufsgruppen aufgelistet, die nicht zur Berechnung der Umsatzsteuer berechtigt sind:

• Kleinunternehmer, die im Vorjahr maximal 22.000 Euro und im derzeitigen Geschäftsjahr nicht mehr 50.000 Euro Umsatz erzielen.
• Alle Berufe, die gesetzlich von der Umsatzsteuer befreit sind. Dazu zählen unter anderem Ärzte, Anwälte, freiberufliche Lehrkräfte oder auch Versicherungsmakler.
• Unternehmer, deren Umsatzsteuerzahllast im vorausgegangenen Jahr maximal 1.000 Euro betrug.

Auf den Rechnungen musst du vermerken, dass du umsatzsteuerbefreit bist. Zudem ist wichtig, dass eine schriftliche Vereinbarung mit dem Finanzamt zur Aussetzung der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung besteht.

Umsatzsteuervoranmeldung erstellen & abgeben

Zur Berechnung der Steuerschuld müssen also alle Steuern, die du selbst auf einer Rechnung ausgewiesen und damit vom Kunden verlangt hast, sowie die von dir gezahlten Umsatzsteuerbeträge voneinander subtrahiert werden. Sollte sich herausstellen, dass du mehr Steuern gezahlt als selbst eingenommen hast, kommt ein Guthaben zustande, das vom Finanzamt an dich zurückgezahlt werden muss. Hast du allerdings mehr Steuern verlangt als du selbst durch Lieferantenrechnungen gezahlt hast, musst du die Steuerschuld an das Finanzamt abführen.

Die Übermittlung der Ergebnisse muss auf elektronischem Wege stattfinden. Für die Abrechnung kommen drei verschiedene Varianten zum Einsatz:

Die ELSTER Umsatzsteuervoranmeldung zum Download

ELSTER als Umsatzsteuervoranmeldung-Software ist der offizielle Übertragungsstandard an das Finanzamt. Dieses Programm ist prinzipiell kostenlos, allerdings muss ein Umsatzsteuervoranmeldung Software Zertifikat online erworben werden. Die Beantragung dieses Zertifikats kann bis zu vier Wochen dauern, was bei einer dringenden Übermittlung einen großen Nachteil darstellt.

Über die Homepage kannst du die ELSTER Umsatzsteuervoranmeldung über ein Formular direkt am PC ausfüllen. Dieses besteht im Regelfall aus zwei Seiten und ist leicht verständlich aufgebaut. Im Dokument musst du zunächst deine betriebsbezogenen Daten eintragen, damit die Angaben deinem Unternehmen zugeordnet werden können. Anschließend werden in der drunterliegenden Liste die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze und die Umsatzsteuerausgaben des entsprechenden Zeitraums eingegeben.

Bei der Angabe der Einnahmen gibst du lediglich den Steuersatz sowie den Nettobetrag der gelieferten Waren oder Dienstleistungen an. Die ELSTER Software berechnet anschließend automatisch die Steuerlast.

Bei gezahlten Umsatzsteuerbeträgen müssen alle Ausgaben addiert werden. Es sollte deshalb doppelt geprüft werden, ob die Berechnung korrekt durchgeführt wurde.

Mit dem Steuerberater auf Nummer sicher gehen

Obwohl die Meldung der Umsatzsteuer recht simpel ist, fühlen sich einige Unternehmer sehr unsicher. Sie wollen Fehler vermeiden und engagieren deshalb einen professionellen Steuerberater. Damit dieser deine UStVA durchführen kann, müssen alle Zahlungsbelege sowie die geschriebenen Rechnungen an Kunden ausgedruckt, geordnet und anschließend vorgelegt werden. Des Weiteren musst du deinem Steuerberater eine entsprechende Vollmacht unterschreiben, um diesen die Befugnis für die Ermittlung zu erteilen.

Im Gegensatz zu einer kostenlosen Software für die Umsatzsteuervoranmeldung, ist die Beauftragung eines Steuerberaters eher hochpreisig.

Die professionelle Umsatzsteuervoranmeldung Software

Eine gute Software für die Umsatzsteuervoranmeldung ist im Regelfall kostenpflichtig, bietet dir aber auch einige wichtige Funktionen, die nicht nur das Anzeigen der Steuerberechnung beim Finanzamt erleichtern, sondern die komplette Buchhaltung. Im Gegensatz zur direkten Übermittlung via ELSTER ist bei einer Software zur Umsatzsteuervoranmeldung kein separates Zertifikat notwendig, sofern die Software eine ELSTER Schnittstelle hat. Bei der Auswahl des passenden Anbieters sollte auf folgende Funktionen geachtet werden:

• Rechnungen können verbucht werden und die Umsatzsteuer wird automatisch für die Voranmeldung berechnet.
• Eine direkte Übermittlung der kompletten Buchhaltung an deinen Steuerberater sollte möglich sein.
• Das online Banking kann mit dem System verknüpft werden.
• Rechnungen können direkt in der Software geschrieben werden. Dafür ist ein integriertes CRM-System von Vorteil.
• Das Layout deiner Unterlagen kann individualisiert werden.
• Ein direkter Dokumentenversand ist möglich.
• Die fertige Umsatzsteuervoranmeldung kann an die Behörde auf elektronischem Wege übermittelt werden.
• Sowohl eine Einnahme-Überschussrechnung als auch ein Kassenbuch und der Jahresabschluss können erstellt werden.
• Auswertungen deiner betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sind abrufbar.
• Es sollte sowohl als Umsatzsteuervoranmeldung Software für den Mac Computer als auch Windows PC erhältlich sein. Von Vorteil ist zudem eine mobile App für das Smartphone.
• Das Inventar kann erfasst werden.
• Eine Übersicht der gesendeten Umsatzsteuervoranmeldungen ist vorhanden und kann jederzeit abgerufen werden.

Wichtig ist, dass das Programm GoBD-konform ist. Dabei handelt es sich um einen gesetzlichen Standard, der eine einheitliche Buchführung gewährleistet.

Welche Voraussetzungen muss eine Umsatzsteuervoranmeldung Software erfüllen?

Eine gute UStVA Software sollte vor allem über eine automatische Berechnung der Steuerlast und die Möglichkeit der direkten Übermittlung an das Finanzamt verfügen. So wird dir nicht nur Zeit, sondern auch Geld erspart, denn Fehler bei der Kalkulation der Steuerschulden können dir teuer zu stehen kommen. Des Weiteren entfallen die Ausgaben für den Steuerberater, der dir deine Umsatzsteuervoranmeldung im Regelfall anfertigen würde. Noch mehr Vorteile erhältst du durch eine Erinnerungsfunktion an die Fristen. Einige Tage vorher oder spätestens am Tag der Fälligkeit sollte dir das Programm anzeigen können, dass du deine Unterlagen an das Finanzamt übermitteln musst.

Umsatzsteuervoranmeldung Software Vergleich – diese Anbieter gibt es

Prinzipiell lassen sich zwei Arten unterscheiden: online und offline Softwareprogramme. Offline Systeme sind zwar auf dem firmeneigenen Server gespeichert, allerdings bekommst du keine automatischen Updates. Bei den Lizenzen handelt es sich meist um Jahresbeiträge oder um einen einmaligen Kaufpreis, zusätzliche Updates musst du extra bezahlen.

Offline Softwareprogramme

Die zwei bekanntesten Anbieter dieser Kategorie ist die Software zur Umsatzsteuervoranmeldung von DATEV und OrgaMax.

Online Software für die UStVA

Eine SaaS oder cloudbasierte Umsatzsteuervoranmeldung Software überzeugt meist mit einem großen Leistungsumfang, der unter Umständen auf dein Unternehmen zugeschnitten werden kann. Mit jedem Computer oder Smartphone lässt sich ortsunabhängig darauf zugreifen, was für große Unternehmen mit Home-Office Mitarbeitern ein absoluter Pluspunkt ist. Automatische Updates, eine direkte Übermittlung der Daten an das Finanzamt oder den Steuerberater sowie gültige GoBD-Zertifikate sind nur einige der Standardfunktionen, die jede gute Software zu bieten hat. Da es sich im Regelfall um monatliche Beiträge handelt, ist die Investition nur gering und somit auch für Start-Ups, Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler gut zu stemmen. Teilweise ist eine Umsatzsteuervoranmeldung Software als Freeware im Kennenlernpaket erhältlich.

Drei cloudbasierte Anwendungen sind beispielsweise:

Dauerhaft kostenlose Programme verfügen meist nur über einen eingeschränkten Funktionsumfang. Besser ist es deshalb auf eine Profi-Version umzustellen, die entsprechende GoBD-Zertifikate und alle wichtigen Anwendungen bietet, welche für dein Unternehmen notwendig sind.

In Unternehmen, die Mitarbeiter sowohl im Außenvertrieb als auch im Home Office beschäftigen, ist eine SaaS- bzw. Cloud-Software eine sehr praktische Alternative zu handelsüblichen Buchhaltungsprogrammen. Hier kann von überall aus auf die Firmendaten zugegriffen werden. Moderne Top-Anbieter achten dabei auf höchste Sicherheitsstandards und Verschlüsselungen der Programme, sodass Hackerangriffe kaum noch Gefahr darstellen.

Fazit

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss abhängig von der persönlichen Steuerlast in monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Intervallen an das Finanzamt übermittelt werden. Ausnahmen gelten für Existenzgründer, Kleinunternehmer oder bestimmte Berufsgruppen, die grundsätzlich umsatzsteuerbefreit sind. Zur Ermittlung müssen die gezahlten Steuerbeträge von den eingenommenen Beträgen subtrahiert werden. Daraus ergibt sich entweder eine Steuerschuld oder ein Guthaben, das vom Finanzamt zurückerstattet wird. Die Übermittlung muss immer auf elektronischem Wege und unter Berücksichtigung der GoBD-Konformität stattfinden. Wer auf Nummer sicher gehen will, beauftragt einen Steuerberater. In Eigenregie lässt sich die Mitteilung über die offizielle gratis Software für die Umsatzsteuervoranmeldung ELSTER durchführen. Alternativ können Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme mit integrierter Umsatzsteuervoranmeldung-Funktion verwendet werden.